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会议现场工作注意事项

                                               发布时间:2011-8-21 16:24:22 【 字体: 】 【共阅7139次】

1、 按时到位—所有参会人员必须在会议开始前一小时按时到位以保证工作顺利进行;
2、 服装—除一些小型会议或特殊说明的会议以及AV system (AV 系统组)、Exhibition Team(展示组)外,参加会务工作的人员一律着正装;
3、 签到—负责签到的工作人员需协调好与客户的关系,在没得到客户允许的情况下不能和来宾或记者交换名片,如有需要需在签到处以外且客户不在场的情况下进行;
4、 工作举止—会议过程中所有工作人员在各自的岗位上应保持端正的站姿或坐姿,不能靠在墙上,不应该聚众聊天给 来宾与客户懒散的感觉,负责出入口的工作人员开关门时要注意不能出现特别大的声音影响会议;
5、 接待来宾—对于来宾的询问应正确使用礼貌用语,如: “您好!有什么需要帮忙的?”并耐心解答,如遇到无法解答的问题不能轻易说“不知道”,可以说“对不起!请您稍等我叫专业人员帮您解答。”或是说:“这个问题请您跟我来,我们会有专业人员为您解答”然后将来宾引导至相关客户处让客户进行解答观筑执行方案,
6、 休息—项目经理视现场需要安排工作人员轮流休息,休息时应该到不影响会议的休息区休息,同时工作人员休息时不能聚在一起打牌或远离会场,在休息时间结束后准时替换其他人员;
7、 就餐—由项目经理安排工作人员就餐,工作人员在会议现场在未经允许的情况下不能使用会议现场为来宾准备的食品和茶歇,如需要饮水应该到不影响来宾的场所,就餐时应该到会场以外的场所,以不影响会场形象及卫生为准则;
8、 财务—现场发生费用一律从Finance & Support Team (财务及后勤保障组)支出,费用经手人员需提供发票或是收据,工作人员产生的交通费或是其它费用在会后由项目经理签字认可后到公司财务报销;
9、 保洁—工作人员有责任维护会场整洁,不能在会场内或客户面前吸烟,如遇会场内有垃圾出现任何人都有责任第一时间找来清洁工打扫,如果找不到清洁工需自己动手;
10、 物品使用—对于现场使用的各类物品实行专人专管制度,所有物品与器材统一由后勤管理,使用时到后勤组领取并进行登记,若产生遗失或损坏由责任人负责修复或赔偿。

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